Hướng dẫn, quy trình đăng ký cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã

Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (thường gọi là sổ đỏ) là một trong những thủ tục hành chính quan trọng nhằm xác lập quyền sở hữu hợp pháp của người dân và tổ chức đối với đất đai, tài sản.

Theo Sổ tay hướng dẫn công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực đất đai của Bộ Nông nghiệp và Môi trường, quy trình cấp sổ đỏ lần đầu tại cấp xã được thực hiện qua ba bước chính, với sự phân công rõ ràng giữa người dân và chính quyền.

Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết quy trình này, bổ sung thông tin mới nhất từ các nguồn trên mạng, đồng thời giải thích rõ các yêu cầu về hồ sơ, thời gian xử lý và các trường hợp đặc biệt theo quy định tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan.

Quy trình cấp sổ đỏ lần đầu tại cấp xã

Quy trình cấp sổ đỏ lần đầu tại cấp xã được chia thành ba bước rõ ràng, trong đó người dân chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, còn chính quyền cấp xã và các cơ quan liên quan thực hiện các bước còn lại. Dưới đây là mô tả chi tiết từng bước:

Bước 1: Người dân nộp hồ sơ đăng ký

Trách nhiệm: Người yêu cầu cấp sổ đỏ (hộ gia đình, cá nhân, tổ chức) chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai tại địa phương.

Hình thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: Người dân có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:

• Nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận đối chiếu.
• Nộp bản chính giấy tờ.
• Nộp bản sao đã được công chứng, chứng thực theo quy định.

Nộp trực tuyến: Hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã được công chứng, chứng thực. Các giấy tờ số hóa cần đảm bảo tuân thủ quy định về định dạng và tính pháp lý.

Lưu ý:

• Nếu nộp bản sao hoặc bản số hóa, khi nhận kết quả, người dân phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ để kiểm tra.
• Theo Thông tư 09/2021/TT-BTNMT, việc nộp hồ sơ trực tuyến đang được khuyến khích để tăng tính tiện lợi và minh bạch, đặc biệt tại các địa phương có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển.

Cập nhật mới: Một số địa phương đã triển khai hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến, giúp người dân tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Ví dụ, tại Hà Nội và TP.HCM, hệ thống này đã được áp dụng rộng rãi từ năm 2024.

Bước 2: Kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ

Trách nhiệm: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai) kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.

Quy trình thực hiện:

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ:

• Cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
• Chuyển hồ sơ đến các cơ quan liên quan để xử lý.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan tiếp nhận sẽ:

• Trả lại hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
• Hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

Cập nhật mới: Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, việc kiểm tra hồ sơ được yêu cầu thực hiện nhanh chóng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận. Một số địa phương đã áp dụng công nghệ AI để tự động kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, giảm thiểu thời gian xử lý và sai sót.

Bước 3: Kiểm tra thực tế và cấp sổ đỏ

Trách nhiệm: Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã và các cơ quan liên quan thực hiện các công việc sau:

Kiểm tra thực tế:

• UBND cấp xã tổ chức kiểm tra thực tế sử dụng đất, xác định ranh giới cụ thể của thửa đất và hiện trạng sử dụng đất.
• Chủ tịch UBND xã quyết định hình thức sử dụng đất (ví dụ: đất ở, đất nông nghiệp, đất thương mại) và xác định các trường hợp được miễn, giảm tiền sử dụng đất hoặc tiền thuê đất (nếu có).

Xác định nghĩa vụ tài chính:

• UBND xã gửi Phiếu chuyển thông tin đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính của người yêu cầu.
• Sau khi người dân hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cơ quan thuế gửi thông báo xác nhận đến UBND xã.

Cấp Giấy chứng nhận:

• Chủ tịch UBND xã ký quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
• Hồ sơ kèm bản sao Giấy chứng nhận được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

Trường hợp đặc biệt: Nếu người dân không thuộc diện được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất hoặc tiền thuê đất, hồ sơ sẽ được chuyển lên UBND cấp tỉnh. Tại đây:

• Cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hình thức sử dụng đất và xác định giá đất.
• Sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cơ quan cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận và chuyển về cơ quan tiếp nhận để trao cho người dân.

Cập nhật mới: Theo Luật Đất đai 2024, việc xác định ranh giới thửa đất phải sử dụng công nghệ đo đạc hiện đại (như GPS hoặc drone) để đảm bảo tính chính xác. Một số tỉnh như Quảng Ninh, Đà Nẵng đã áp dụng công nghệ này từ năm 2025, giúp giảm tranh chấp ranh giới đất đai.

Thành phần hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu

Để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, người dân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau (theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT và các văn bản hướng dẫn hiện hành):

1. Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất (theo mẫu do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành).

2. Báo cáo kết quả rà soát hiện trạng sử dụng đất (do UBND xã cung cấp hoặc người dân tự kê khai, tùy địa phương).

3. Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình (nếu có tài sản gắn liền với đất), bao gồm:

• Bản thiết kế đã được cơ quan chuyên môn về xây dựng thẩm định.
• Văn bản chấp thuận xây dựng (nếu có).

4. Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính (biên lai nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, lệ phí trước bạ, v.v.).

5. Giấy tờ liên quan đến miễn, giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có, ví dụ: giấy chứng nhận hộ nghèo, đối tượng chính sách).

6. Văn bản thỏa thuận cấp chung Giấy chứng nhận (trong trường hợp nhiều người cùng quyền sử dụng đất hoặc sở hữu tài sản gắn liền với đất).

7. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất (nếu có), bao gồm:

• Quyết định giao đất, cho thuê đất.
• Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế quyền sử dụng đất.
• Giấy tờ về quyền sử dụng đất trước ngày 15/10/1993 (theo Điều 100 Luật Đất đai 2013).

Lưu ý mới: Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, đối với trường hợp đất có vườn, ao, đất thổ cư được cấp sổ đỏ trước ngày 1/7/2004, UBND cấp xã có thẩm quyền xác định lại diện tích đất ở và cấp sổ đỏ mà không cần chuyển lên cấp tỉnh, giúp đơn giản hóa thủ tục.

Thời hạn giải quyết thủ tục

Thời gian xử lý hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu được quy định như sau:

• Thông thường: Không quá 17 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp cấp Giấy chứng nhận lần đầu: Không quá 3 ngày làm việc sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
• Các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn: Không quá 30 ngày làm việc.

Cập nhật mới: Một số địa phương như Hà Nội, TP.HCM đã cam kết rút ngắn thời gian xử lý xuống còn 10-12 ngày làm việc đối với trường hợp thông thường, nhờ áp dụng công nghệ số hóa hồ sơ và liên thông dữ liệu với cơ quan thuế.

Đối tượng được cấp sổ đỏ tại cấp xã

Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, ngoài hộ gia đình và cá nhân, UBND cấp xã còn có thẩm quyền cấp sổ đỏ cho các tổ chức trong nước, bao gồm:

• Cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng, đơn vị vũ trang.
• Mặt trận Tổ quốc, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập.
• Tổ chức tôn giáo.
• Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao.
• Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài.
• Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Cập nhật mới: Nghị định này cũng quy định rõ việc cấp sổ đỏ cho các trường hợp đặc thù, như đất sử dụng cho mục đích tôn giáo hoặc đất thuộc dự án đầu tư nước ngoài, phải tuân thủ các quy định về quản lý đất đai quốc tế.

Các lưu ý quan trọng khi làm thủ tục cấp sổ đỏ

1. Kiểm tra kỹ giấy tờ: Người dân cần đảm bảo các giấy tờ trong hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ để tránh việc phải bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý.

2. Nộp đúng nơi tiếp nhận: Tùy địa phương, nơi tiếp nhận hồ sơ có thể là Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc UBND xã.

3. Theo dõi tiến độ: Người dân có thể sử dụng mã số hồ sơ được cấp để tra cứu tiến độ giải quyết trên Cổng dịch vụ công.

4. Nghĩa vụ tài chính: Việc nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất hoặc lệ phí trước bạ cần được thực hiện đúng hạn để tránh bị chậm trễ trong việc cấp sổ đỏ.

Cập nhật mới: Theo Luật Đất đai 2024, người dân có thể nộp nghĩa vụ tài chính qua các hình thức thanh toán điện tử (chuyển khoản, ví điện tử) tại một số địa phương, giúp tiết kiệm thời gian.

Kết luận

Quy trình cấp sổ đỏ lần đầu tại cấp xã được thực hiện qua ba bước rõ ràng: chuẩn bị và nộp hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, và kiểm tra thực tế để cấp Giấy chứng nhận. Với sự hỗ trợ của các văn bản pháp luật mới như Nghị định 151/2025/NĐ-CP và Luật Đất đai 2024, thủ tục này đã được đơn giản hóa, rút ngắn thời gian và áp dụng công nghệ hiện đại để tăng hiệu quả. Người dân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nắm rõ các yêu cầu và theo dõi tiến độ để đảm bảo quá trình cấp sổ đỏ diễn ra thuận lợi.