Phải lưu trữ hồ sơ giao dịch bất động sản trong ít nhất 30 năm

Từ ngày 1/7/2025, Luật Công chứng 2024 chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong hoạt động công chứng, đặc biệt là quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng và yêu cầu dữ liệu hóa. Dưới đây là nội dung chi tiết về các quy định mới, cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng và dễ tiếp cận cho người đọc.

Quy định mới về thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng

Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 1/7/2025) đưa ra các quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng, thay thế quy định chung trong Luật Công chứng 2014. Theo đó, thời hạn lưu trữ được phân loại dựa trên loại giao dịch, nhằm đảm bảo phù hợp với mức độ quan trọng của từng giao dịch.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu

• Giao dịch bất động sản: Tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ tại trụ sở trong ít nhất 30 năm. Đây là điểm mới nhằm tăng cường bảo vệ thông tin liên quan đến các giao dịch bất động sản, vốn có giá trị lớn và thường liên quan đến quyền lợi lâu dài.
• Giao dịch khác: Hồ sơ công chứng của các giao dịch không liên quan đến bất động sản phải được lưu trữ trong ít nhất 10 năm.

Quy định về địa điểm lưu trữ

• Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
• Trong trường hợp muốn lưu trữ ngoài trụ sở, tổ chức công chứng phải được sự đồng ý của Sở Tư pháp tại địa phương nơi đặt trụ sở.

Yêu cầu bảo quản hồ sơ

Luật mới siết chặt quy định về bảo quản hồ sơ công chứng trong suốt thời gian lưu trữ. Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

• Đảm bảo an ninh, an toàn cho hồ sơ, bao gồm các biện pháp phòng, chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt.
• Trong trường hợp tổ chức bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, hồ sơ phải được chuyển giao cho một tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng tỉnh, theo thỏa thuận và dưới sự quản lý của cơ quan có thẩm quyền.

Quy định về cấp bản sao văn bản công chứng

Điều 69 của Luật Công chứng 2024 quy định chặt chẽ hơn về việc cấp bản sao văn bản công chứng, nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan và tăng tính minh bạch. Cụ thể:

Bản sao văn bản công chứng chỉ được cấp khi có yêu cầu từ:

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Các bên tham gia giao dịch hoặc người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

Đối với yêu cầu từ người có quyền, nghĩa vụ liên quan, việc cấp bản sao chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của người yêu cầu công chứng.

Trường hợp người yêu cầu công chứng đã qua đời hoặc pháp nhân chấm dứt hoạt động, việc cấp bản sao cần có sự đồng ý của người thừa kế hoặc tổ chức, cá nhân kế thừa quyền, nghĩa vụ của pháp nhân đó.

So với Luật Công chứng 2014, các quy định này bổ sung thêm yêu cầu về sự đồng ý, nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên và tránh lạm dụng thông tin.

Yêu cầu dữ liệu hóa hồ sơ công chứng

Một trong những điểm nổi bật của Luật Công chứng 2024 là yêu cầu dữ liệu hóa toàn bộ hồ sơ công chứng, hướng tới hiện đại hóa và tăng cường hiệu quả quản lý. Theo Nghị định 104/2025, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2024, các quy định cụ thể bao gồm:

Chuyển đổi hồ sơ giấy sang dạng điện tử

• Từ 1/7/2025: Tất cả hồ sơ công chứng giấy của các giao dịch được thực hiện từ ngày này phải được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử.
• Hồ sơ trước 1/7/2025: Các hồ sơ công chứng giấy đang được quản lý bởi tổ chức hành nghề công chứng cũng phải được dữ liệu hóa và lưu trữ dưới dạng điện tử.

Yêu cầu về tính chính xác và bảo mật

• Hồ sơ sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải đảm bảo tính chính xác so với bản giấy gốc.
• Tổ chức hành nghề công chứng phải sử dụng chữ ký số để xác nhận tính hợp lệ của thông điệp dữ liệu trước khi lưu trữ.
• Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và chia sẻ thông tin liên thông với các cơ quan có thẩm quyền.
• Hệ thống lưu trữ điện tử phải đạt mức an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên, theo Điều 21 của Luật An toàn thông tin mạng 2015. Cấp độ 3 đảm bảo hệ thống được bảo vệ trước các nguy cơ gây tổn hại nghiêm trọng tới sản xuất, lợi ích công cộng, trật tự xã hội hoặc an ninh quốc gia.

Lưu trữ hồ sơ giấy sau khi dữ liệu hóa

• Bản gốc hoặc bản chính dạng giấy của hồ sơ công chứng vẫn phải được lưu trữ theo thời hạn quy định tại Điều 68 (30 năm cho giao dịch bất động sản, 10 năm cho giao dịch khác).
• Các thành phần khác của hồ sơ giấy (không phải bản gốc hoặc bản chính) phải được lưu trữ trong ít nhất 5 năm, theo Điều 59, Nghị định 104/2025.

Công chứng điện tử và trực tuyến

Từ 1/7/2025, Luật Công chứng 2024 cho phép thực hiện công chứng điện tử và trực tuyến, mang lại sự tiện lợi cho người dân. Công dân có thể thực hiện các giao dịch công chứng thông qua các nền tảng số, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử sẽ được thực hiện đồng bộ với cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất.

Ý kiến người dân về quy định mới

Bà Phạm Thị Giảng (52 tuổi, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội) đánh giá cao các quy định mới về lưu trữ điện tử và dữ liệu hóa hồ sơ công chứng. Theo bà, việc số hóa giúp:

• Ngăn ngừa rủi ro: Tránh thất lạc giấy tờ quan trọng trong các trường hợp bất khả kháng như hỏa hoạn, thiên tai.
• Tiện lợi và bảo mật: Dễ dàng truy xuất dữ liệu với mức độ bảo mật cao.
• Bảo vệ tài sản lâu dài: Đặc biệt với các giao dịch bất động sản, việc lưu trữ 30 năm và chuyển sang dạng điện tử giúp giảm nỗi lo về mất mát giấy tờ, đặc biệt với tài sản có tính thừa kế qua nhiều thế hệ.

Luật Công chứng 2024 gồm 8 chương, 76 điều, giảm 2 chương và 5 điều so với Luật Công chứng 2014. Luật mới được ban hành sau 10 năm thực thi luật cũ, với mục tiêu hiện đại hóa hoạt động công chứng, tăng cường tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của người dân.

Kết luận

Các quy định mới trong Luật Công chứng 2024, có hiệu lực từ 1/7/2025, đánh dấu bước tiến trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng. Việc kéo dài thời hạn lưu trữ, yêu cầu dữ liệu hóa và cho phép công chứng điện tử không chỉ giúp hiện đại hóa quy trình mà còn mang lại sự tiện lợi, an toàn cho người dân. Những thay đổi này được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, đồng thời bảo vệ tốt hơn quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.